Ce sont les états successifs par lesquels passe une facture entre son dépôt sur une plateforme agréée et son encaissement. La norme AFNOR XP Z12-012, version de juin 2026, en définit quatorze, dont quatre sont obligatoires : déposée, refusée, encaissée et rejetée. Leur intérêt dépasse la conformité : pour la première fois, une entreprise sait où en est chacune de ses factures sans avoir à téléphoner. Encore faut-il distinguer rejetée de refusée, qui n'appellent pas la même action.
Les quatre statuts obligatoires
Quatorze statuts existent, quatre sont exigés de toutes les plateformes. Ce sont donc les seuls sur lesquels une entreprise peut construire quelque chose de fiable, quel que soit l'outil de son client.
| Statut | Ce qu'il signifie | Ce qu'il faut faire |
|---|---|---|
| 200 Déposée | La plateforme atteste que la facture est conforme | Rien. Le compte à rebours du délai de paiement démarre |
| 210 Refusée | Le destinataire refuse pour une raison métier : montant, prestation contestée, bon de commande absent | Traiter le litige commercial, puis émettre un avoir ou une facture corrigée |
| 212 Encaissée | Paiement partiel ou total perçu | Rien, ou relancer le solde s'il est partiel |
| 213 Rejetée | Anomalie détectée automatiquement. La facture n'a pas atteint son destinataire | Corriger la donnée fautive et réémettre. Le client n'a rien reçu |
Quelle est la différence entre une facture rejetée et une facture refusée ?
Une facture rejetée n'est jamais arrivée ; une facture refusée est arrivée et a été contestée. C'est la distinction la plus utile de tout le dispositif, et c'est celle que les outils de relance ignorent.
Un rejet, statut 213, vient d'une anomalie technique détectée par la plateforme : SIREN inconnu de l'annuaire, format non conforme, mention obligatoire absente. Personne ne l'a lue. Relancer votre client pour un paiement dans ce cas revient à lui réclamer une somme dont il n'a jamais eu connaissance : au mieux vous passez pour désorganisé, au pire vous abîmez la relation.
Un refus, statut 210, vient du destinataire lui-même, pour un motif commercial. Il y a un désaccord à traiter, et une relance de paiement ne le traite pas davantage.
Qu'est-ce que l'e-reporting, et en quoi diffère-t-il ?
L'e-reporting est la transmission à l'administration des données de transactions qui ne passent pas par une facture électronique : ventes aux particuliers, ventes hors de France, et données de paiement pour les prestations de services. C'est une déclaration, pas un échange de document.
La conséquence pour une entreprise à clientèle mixte est qu'elle relève des deux dispositifs en même temps, sur des opérations différentes. Le détail par situation est traité dans notre article sur les cas d'usage.
Que peut faire une entreprise de ces statuts ?
Trois choses qui n'étaient pas possibles avant, parce que l'information n'existait pas.
- Relancer sur l'état réel plutôt qu'à l'aveugle. Une facture au statut 213 appelle une correction, pas une relance. Une facture au statut 200 dont l'échéance est dépassée appelle une relance, elle. Une facture au statut 212 n'appelle rien.
- Mesurer son taux de rejet. Un taux qui monte signale une base qui se dégrade, longtemps avant qu'un problème de trésorerie n'apparaisse.
- Dater le point de départ des délais. Le statut 200 est horodaté par la plateforme : le délai de paiement ne se discute plus.
C'est exactement ce que couvre la conception du dispositif de relances sur statut réel, comprise dans notre audit de préparation.
Faut-il un outil particulier pour exploiter les statuts ?
Non, mais il faut que quelqu'un les regarde. Les plateformes agréées exposent ces statuts ; encore faut-il que quelque chose, chez vous, réagisse à un statut 213 autrement qu'en attendant. Une entreprise qui reçoit ses statuts sans les traiter est exactement dans la situation d'avant, avec un tableau de bord en plus.
C'est un travail d'automatisation, pas de mise en conformité, et il survit d'ailleurs à l'échéance réglementaire : les statuts continueront d'exister bien après 2027. Il relève de notre pilier automatisation.
Questions fréquentes
Combien de statuts compte le cycle de vie d'une facture électronique ?
Quatorze, définis par la norme AFNOR XP Z12-012 dans sa version de juin 2026. Quatre sont obligatoires pour toutes les plateformes : 200 déposée, 210 refusée, 212 encaissée et 213 rejetée.
Que faire quand une facture est au statut 213 rejetée ?
Corriger la donnée fautive et réémettre. Le rejet est automatique et technique : le destinataire n'a jamais reçu la facture. Le relancer pour un paiement n'a donc aucun sens, il n'a connaissance de rien.
Que faire quand une facture est au statut 210 refusée ?
Traiter le désaccord commercial avec le client, puis émettre un avoir ou une facture corrigée. Le refus vient du destinataire lui-même, pour un motif métier : montant, prestation contestée ou bon de commande absent.
Qu'est-ce que l'e-reporting ?
La transmission à l'administration des données de transactions qui ne passent pas par une facture électronique : ventes aux particuliers, ventes hors de France, et données de paiement des prestations de services. C'est une déclaration, pas un échange de document.
Les statuts permettent-ils d'automatiser les relances ?
Oui, et c'est leur usage le plus rentable. Une facture rejetée appelle une correction, une facture déposée et échue appelle une relance, une facture encaissée n'appelle rien. Une relance classique traite les trois de la même façon.